Este artículo fue publicado originalmente en Inglés en LinkedIn
“Parte del coraje esta en la consistencia” Peggy Noonan (Periodista)
Introducción
El registro de sistema es un elemento clave para lograr un completamiento eficiente y sistemático, puesta en marcha y entrega de cualquier proyecto EPCC. Aunque en muchos casos a nivel compañía o proyecto se tienen procedimientos que normalmente definen códigos y mnemónicos para las áreas, producto, tipo de servicio, etc., muy pocas veces mencionan el “cómo” realmente se debe administrar un “Registro Maestro de Sistemas” conocido como “Master System Register” en inglés (o subsistemas según como se definan).
Los procedimientos del Proyecto o de la Compañia rara vez describen el “como administrar” el “Registro Maestro de Sistemas”
Como administrador del sistema de base de datos de completamiento y entrega de proyectos me gusta usar mis aplicaciones MSAccess-SQL-VBA desarrolladas por mí mismo en lugar de hojas excel siempre y cuando sea posible en el proyecto.
La creación de la “Lista de Sistemas”
La creación de la “lista de sistemas” sigue casi siempre es la misma historia: inicialmente comienza como una lluvia de ideas, con límites de batería y marcado de los primeros planos y diagramas (PID, SLD, etc.), algunas descripciones aquí y allá de los principales sistemas de procesamiento, servicios y energía, con una breve idea de como lo define el procedimiento.
La mayoría de las veces este “registro” empieza con un “listita en Excel” con una que otra columna definida. Sin embargo, una vez que esta “lista” ha crecido y tiene ya cierta consistencia, es hora de asegurarla y consolidarla en un verdadero “Registro“, dinámico, confiable y consistente. Este registro será EL REGISTRO MAESTRO visible para todos en el proyecto y que deberá ser fácil de editar y actualizar por las personas del proyecto autorizadas (grupo de completamiento o de comisionamiento).
Lo menos que nos queremos encontrar durante el proyecto son subsistemas duplicados, falta de acceso coherente a la información, hojas de cálculo lentas con innumerables columnas de desplazándose a la derecha, inexactitud de datos y para decirlo claramente en términos de bases de datos: Falta de normalización.
Otra situación indeseable y que quita mucho tiempo, es el lidiar con un montón de versiones de incontroladas de los “registros en Excel” y que dificultan identificar cuál es el registro más actualizado.
Un enfoque más planificado
Un buen enfoque debería dar como resultado un verdadero “Registro Maestro de Sistemas” más allá de un simple listado, que sirva como una herramienta eficaz para facilitar:
• Información de los dibujos (PID, SLD, BLD, etc.) de cada subsistema (con acceso directo al documento PDF tal como se muestra más abajo en el “Video 002″)
• Información del subsistema (fechas de programación, líderes de sistema, grupos, tipos, etc.)
• Un intercambio de información rápido y confiable con el equipo de Planificación para garantizar la consistencia del programa (Schedule) por sistema.
• Un rápido acceso y descarga a la versión más actualizada para cualquier persona del proyecto y en cualquier momento. Con una MS-Power App se podría accesar desde dispositivos móviles, pero esto lo discutiré en otro post más adelante.
• Un filtrado rápido de los sistemas por fase, tipo (proceso, utilidad, potencia, seguridad, etc.), hito, prioridad, etc.
• un modo rápido y seguro para la creación, actualización y configuración según el proyecto lo vaya requiriendo.
Video 001 (Dashboard “Registro Maestro de Sistemas“)
1.- He desarrollado “Registro Maestro de Sistemas” (MRS) en MS Access como front-end con un back-end en SQL Server, pero también podría implementarse en una LAN.
Cada vez que se crea un nuevo subsistema en el MRS, se producen las siguientes acciones:
o Automáticamente se muestra la lista actual de subsistemas cargados en esa área y tipo de sistema a modo de referencia
o Se crea automáticamente el siguiente código secuencial, en función de lo que otros miembros del proyecto hayan creado previamente.
o Se comprueba y asegura automáticamente la unicidad (sin duplicación) del código del nuevo subsistema
o Se asegura automáticamente la consistencia y estructura del código del nuevo subsistema de conformidad con el procedimiento.
Asociando los dibujos y planos a los Sistemas
A continuación se muestra como se puede asociar y vincular los PID dinámicamente cuando se crea un nuevo subsistema.
Video 002
Una forma rápida de buscar localizar a un subsistema específico (o un grupo de)de acuerdo a algún critero que se defina.
La búsqueda rápida
Video 003
Exportando el listado a excel
Ciertamente reconozco que Excel es el formato casi universal de intercambio para “información de tipo lista” . Por lo tanto, un botón de exportación a Excel se ajusta a esta necesidad y propósito. (Ver cómo funciona en el video 001 anterior)
Figura 7 . El listado en excel exportado tendra automáticamente como nombre de archivo a la unidad y la fecha-hora del exporte
Conclusiones
Un buen “Registro Maestro de Sistemas” debería ir más allá de la “simple hoja de cálculo”. Debería automáticamente ayudar y proporcionar “normalización de datos” en la codificación de los sistemas, tal como se indica en la narrativa del procedimiento de la Compañía. También debería facilitar un acceso seguro y dinámico durante el intercambio, creación y actualizaciones a los sistemas del proyecto.
Un buen “Registro Maestro de Sistemas” debería ir más allá de la “simple hoja de cálculo”
Un enlace dinámico a los dibujos marcados (“markup PIDs”) realmente beneficiará a las personas en el proyecto y ahorrará tiempo en la preparación de caminatas de un sistema, o para identificar y reflejar cambios inesperados de alcance en los dibujos de marcados.
Como dije al comienzo del artículo actual, siempre que sea posible, prefiero una aplicación MS Access para administrar datos de forma segura. Ciertamente, y en la mayoría de los proyectos, he tenido que modificar un poco algunos de los campos y características de mi aplicación para cumplir con las condiciones de datos del proyecto.
El enlace dinámico a los dibujos marcados (“markup PIDs”) realmente beneficiará a las personas en el proyecto y ahorrará tiempo en la preparación de caminatas de un sistema
Ya estoy trabajando en mi próximo articulo que tratará sobre cómo los proyectos podrían gestionar mejor la Distribución, Revisión, Rastreabilidad y Entrega de los CRP (Paquetes de Completamiento de Construcción).
Ha pasado mucho tiempo desde que publiqué mi último artículo ya que había estado muy ocupado en mi último proyecto en Chile, cuya asignación terminó el mes pasado y del cual estoy muy agradecido con el país Andino y su gente. Ya de vuelta en Calgary a disfrutar el verano con la familia y abierto a nuevas oportunidades.
COVID 19 ha impactado nuestro mundo y nuestra vida en todos los aspectos, la situación actual es un desafío no solo para los gobiernos sino para la sociedad para superar esta pandemia.
Mantengámosnos Seguros !
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Eric Ocampo
Eric Ocampo es un Profesional en Manejo de Proyectos y Especialista certificado en Microsoft Access con una Licenciatura en Ciencias Electrónicas. Eric es un proactivo administrador y desarrollador de base de datos que ha trabajado en proyectos de construcción, Minería, Petróleo y Gas en Canadá, Estados Unidos, México, Sudamérica y Medio Oriente desde 2001. Ha trabajado en el área de Terminación Mecánica como SCDBA (Administrador del Sistema de Bases de Datos de Completamiento) de los sistemas QEDI, McPlus, WinPCs, y como desarrollador de bases de datos, ha desarrollado aplicaciones para proyectos en las áreas de Turnover, Terminación Mecánica, Punchlists, Gestión de Materiales, Preservación, Gestión de Paquetes de Entrega, Mapeo de Soldaduras, Lazo de instrumentos, etc.
En sus inicios trabajó como operador MWD (Measure While Drilling) con Anadrill Schlumberger.
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