“La transformación digital no reemplaza a las personas. Les brinda más tiempo para resolver los problemas que realmente importan.”
A lo largo de mi carrera, he desarrollado el hábito de siempre preguntarme: “¿Se puede hacer esto mejor?”. Algunas ideas se pueden implementar al momento; otras se convierten en lecciones para otros proyecto. En este artículo les presento una de estas soluciones junto con tres demostraciones en video.
En un artículo anterior, abordé la importancia de los walkdowns por subsistemas durante la Terminación Mecánica (Mechanical Completion) y la Transferencia de Sistemas (Systems Handover). Este artículo amplía ese enfoque explorando el flujo de procesamiento de los walkdowns, desde la programación hasta la creación de punchlists en tiempo real, – y el como puede optimizarse mediante soluciones digitales.
Sin embargo, en muchos proyectos, los mayores retrasos no ocurren durante el walkdown en sí, sino en la preparación, administración y seguimiento posterior.
Ya que la programación, la documentación, las notificaciones, las listas de pendientes (punchlists), las fotografías, la actualización de bases de datos y la comunicación suelen gestionarse a través de herramientas desconectadas entre sí e incurriendo a muchas tareas administrativas repetitivas. Cada una de estas actividades consume un valioso tiempo del proyecto.
El objetivo no es simplemente digitalizar las punchlists. El objetivo es eliminar el tiempo transcurrido entre la identificación de un problema en campo y hacerlo visible de inmediato para las personas responsables de resolverlo.
Estudio de caso
Por ejemplo, consideremos un proyecto con 365 subsistemas.
Antes de cada walkdown, he visto que personal de completamiento de forma manual dedica entre 10 y 15 minutos a programar a los participantes, preparar correos de notificación, insertar hipervínculos al paquete de walkdown, adjuntar la misma plantilla de punchlist y actualizar los registros de seguimiento.
Si ese proceso administrativo se redujera a solo dos o tres minutos, el flujo de trabajo demostrado en el Paso 1 (más abajo) ahorra aproximadamente 12 minutos por walkdown, lo que equivale a más de 70 horas de proyecto a lo largo de toda la ejecución.
Pero la eficiencia no termina solo ahí.
En muchos proyectos, las punchlists registradas durante el walkdown todavía se transfieren manualmente desde notas escritas a mano o hojas de cálculo a la base de datos de completamiento al día siguiente. En un proyecto con 365 subsistemas, esto equivale a acumular 365 días-subsistema de visibilidad retrasada del proyecto. Y eso asumiendo que la información se capture al día siguiente; en algunos proyectos, el retraso se extiende a dos o incluso tres días.
Más allá del ahorro de tiempo, la reducción de las tareas administrativas manuales también minimiza errores comunes como omitir algún participante al walkdown, detalles incorrectos del punto, fecha y hora del walkdown, enlaces (Hyperlinks) y documentos incorrectos, errores de transcripción, trabajo duplicado, archivos extraviados e información incompleta de punchlists.
Estas mejoras aunque sean pequeñas, pero repetidas a lo largo de un proyecto, se convierten en beneficios significativos.
El resultado no es simplemente un flujo de trabajo más rápido. Es una mejor visibilidad del proyecto, acciones correctivas más ágiles y más tiempo dedicado a la ejecución del trabajo en lugar de a su administración.
A continuación presento un enfoque práctico que he desarrollado para ayudar a lograr exactamente eso.
El objetivo es simple:
Reducir el tiempo en administración. Incrementar la ejecución.
Paso 1: Administración de Walkdowns
El primer video demuestra cómo la parte administrativa de un walkdown puede optimizarse desde un único panel de control ( Dashboard)
La notificación de walkdown se genera de forma automática, incluyendo hipervínculos al paquete de inspección y acceso a un formulario para punchlists para smartphones.
Con solo unos clics, el flujo de trabajo programa el walkdown, prepara la notificación, genera los hipervínculos necesarios, proporciona acceso formulario de los punchlists y distribuye todo lo que el equipo necesita para el walkdown.
En lugar de manualmente preparar correos electrónicos, localizar documentación y copiar enlaces, con esto proceso el esfuerzo administrativo se reduce a un proceso estandarizado y repetible.
Paso 2: Captura Móvil de Punchlists en Campo
Una vez iniciado el walkdown, las punchlists se registran directamente desde un dispositivo móvil mediante un formulario digital.
En lugar de andar manualmente escribiendo los punchlists en hojitas que posteriormente requerirán transcripción, los punchlists se crean de forma inmediata aún cuando se está frente al equipo o sistema inspeccionado.
Las fotografías pasan a formar parte del registro desde el momento de su captura.
Paso 3: Sincronización Inmediata con el Panel de Control
Otra ventaja: varios participantes del walkdown pueden registrar punchlists simultáneamente, eliminando el cuello de botella tradicional en el que una sola persona es responsable de documentar todas las observaciones.
El video final cierra el ciclo.
Las punchlists registradas en campo quedan disponibles de inmediato dentro del panel de gestión para su revisión, asignación, seguimiento y cierre.
Sin espera de notas manuscritas.
Sin captura duplicada de datos.
Sin la espera de que se carguen al día siguiente .
Solo visibilidad del proyecto en tiempo real.
Conclusiones
Ya sea que la solución involucre MS Access, SQL, SharePoint, formularios JotForm en dispositivos móviles, automatización de flujos de trabajo, servicios en la nube o inteligencia artificial, el objetivo sigue siendo el mismo: reducir el esfuerzo administrativo para que los equipos de proyecto puedan concentrarse en ejecutar el trabajo.
La tecnología seguirá evolucionando. El objetivo no.
Gracias por tomarte el tiempo de leer este artículo.
Si te has topado con retos similares en tus proyectos, te invito a que compartas tus comentarios y experiencias.
Si encontraste útil este artículo, considera compartirlo con colegas en el el área de Construcción, Comisionamiento (Commissioning), Mechanical Completion o Controles de Proyecto (Project Controls). Espero que algunas de estas ideas puedan ayudarles a simplificar sus procesos de trabajo.
Este artículo también marca el inicio de una nueva serie en la que seguiré compartiendo flujos de trabajo prácticos y soluciones digitales desarrolladas a lo largo de mis proyectos EPC.
Si este es el primer artículo mío que encuentras, te invito a revisar mis publicaciones anteriores.
En otra temática
Hace cuatro años, durante la Copa Mundial de la FIFA 2022 en Qatar, escribí que probablemente estábamos presenciando las últimas participaciones mundialistas de Lionel Messi y Cristiano Ronaldo.
Afortunadamente para los aficionados al fútbol, me equivoqué.
Sin embargo, esta vez realmente parece que estamos viendo ese capítulo final de una de las mayores rivalidades en la historia del fútbol.
Mientras escribo estas líneas, ya estamos en semifinales de la Copa Mundial 2026.
⚽ Francia, Inglaterra, España y Argentina han conseguido su lugar en las semifinales después de varios partidos emocionantes y no exentos de polémica.
Para mí, Francia ha sido el equipo más completo del torneo, pero en estas fases, : ser favorito no garantiza nada.
Donde quiera que estén, que disfruten lo que resta del mundial y mucha suerte para su favorito.
Gracias nuevamente por leer.
Nos vemos en el próximo artículo.
ericocampo@ericocampo.com
Eric Ocampo es un profesional en Project Management y especialista certificado en Microsoft Access con formación en Ciencias Electrónicas. Es un desarrollador y administrador de bases de datos proactivo con experiencia en proyectos de construcción, petróleo y gas en América y Medio Oriente desde 2001.
Ha trabajado en Mechanical Completions como SCDBA utilizando GoCompletions, MCPlus, Smart Completions Hexagon y WinPCs. También ha desarrollado aplicaciones para turnover, materiales, preservación, dossier reviews, weld tracking, loops de instrumentación, entre otros.
Su experiencia inicial incluye el rol de operador MWD (Measure While Drilling) en Anadrill Schlumberger.
