Una administración más eficiente de las “Caminatas de subsistema” en proyectos EPC

Publiqué este artículo originalmente en inglés en LinkedIn el 17 de agosto de 2020.

“La innovación distingue a un líder de un seguidor”. Steve Jobs

Introducción

En proyectos de Ingeniería, Procura y Construcción (EPC), las “Caminatas de subsistema de construcción” es un término que se usa para describir el recorrido de inspección conjunto de un alcance definido para garantizar la “terminación de la construcción” según los requisitos del proyecto e identificar deficiencias. Otros términos utilizados son: “Caminata Final”,  “Caminatas de sitio”, “Caminatas de la construcción”, “Caminatas de alcance”, etc. Este artículo se refiere a la Caminata final de la construcción,  otros recorridos como la de seguridad previa al arranque (PSSR) serán parte un futuro artículo .

Dependiendo del proyecto, esta caminata generalmente se asocia con el alcance del subsistema definido en los PID, SLD, LYD, etc (aunque no necesariamente, ya que como siempre, hay excepciones para  caminatas parciales), y las deficiencias identificadas durante la caminata se registrarán en las terminaciones. Sistema de gestión.

Equipos que asisten a las caminatas:

• Contratista de la construcción: como el ejecutor de la obra.
• Gerencia de Obra: para liderear la superivisión y recepción del alcance de construcción definido (por disciplina)
• QA / QC: para asegurar que el trabajo esté de acuerdo con el plan de calidad del Proyecto y las regulaciones locales, y que no hayan acciones correctivas (CAR) o informes de No Conformidad (NCR) aun pendientes de solución .
• Ingeniería: para garantizar que la instalación / construcción esté de acuerdo con los planos de ingeniería más recientes y que no haya pendientes en las solicitudes de información (RFI) (por disciplina)
• Precomisionamiento: Aunque no es obligatorio, se les invita para reconocer el alcance que recibirán después de la formal certificación de construcción completada.
• Completamiento y Entrega /Punchlist: para garantizar que se haya recibido la documentación de la caminata, respalde los hallazgos de la lista de verificación y haga un seguimiento del progreso en  base de datos de terminación mecánica (Completamiento) para las fases siguientes, como precomisionamiento.

Desde la perspectiva de Terminación, la caminata final marca el inicio del proceso de preparación de entrega del Proyecto por subsistemas.

Criterios para el inicio de “caminatas de subsistema”

Por lo general, cada proyecto tiene un procedimiento específico que define los requisitos de la caminata  junto con su funcionalidad y su diagrama de flujo. Este procedimiento debe estar intrínsecamente relacionado con los procedimientos de Terminación, Punchlists, Ejecución de la construcción y Entrega final.

Pero, al igual que con otros procesos de gestión del proyecto (i.e. registro maestro de sistemas, administración de tags, lazos de instrumentos etc.), sus procedimientos solo definen conceptos y criterios, pero rara vez definen el “cómo” y / o qué “herramientas de software” usar para administrar estas caminatas.

Si estas caminatas no se administran y controlan adecuadamente, podrían derivar en un proceso descontrolado que desperdiciaría las horas/hombre con recorridos inútiles e incompletos.

Cada Proyecto tiene establecido diferentes criterios para el inicio de estas estas caminatas. En algunos proyectos, este criterio se determina tanto por la notificación del alcance “sustancialmente completo” por parte del contratista junto con el completado del 90% o 95% del listado de ITRs (Informe de prueba de inspección de la construcción) o QVDs (Documento de verificación de calidad). En otros proyectos, se realiza una caminata previa y, en otros, puede haber la “caminata 1” y una “caminata 2” con un requerimiento de 100% de finalización de los ITR o QVD para esta ultima.

 Como se indicó anteriormente, dado que los procedimientos rara vez definen cómo administrar los caminatas, el enfoque más común es el procesado manual usando hojitas excel y archivando los documentos del paquete de la caminata en una serie de carpetas anidadas con notificaciones y citas usando el correo electrónico, todo de una forma muy manual. Este enfoque tan engorroso como parece es muy común en muchos proyectos y no es tan transparente, eficiente o fácil de auditar.

Problemas comúnes cuando no se administran eficientemente las caminatas:

• Construcción incompleta que resulta en un mayor número de listas de deficiencias (Punchlists).
• El riesgo de multiples e incontroladas caminatas .
• Deficiente revision en la documentación de la caminata (ejemplo: lista de Tags e ITRs desactualizada, falta de la la última actualizacion de PID o de marcado en roja, etc.).
• Falta de una clara visibilidad de que es lo que se ha caminado o no.
• Omisión de algún participante(s) en la invitación de la caminata.
• Sobrecarga de datos, tráfico y saturación del ancho de banda debido al peso de los archivos adjuntos ​​en las invitaciones por correo electrónico.
• Pérdida de tiempo localizando los documentos en anidadas carpetas

Como coordinador de Terminación Mecánica, siempre me gusta eficientar mi equipo en el manejo de datos. Mantener la traceabilidad con menos tecleo ya que muchos de esos datos pueden inferirse de otras bases de datos del Proyecto, i.e.: Porque estar tecleando repetitivamente el subsistema y su descripción si se puede inferior de la base de datos de completamiento?

En lugar de utilizar hojas de cálculo, una aplicación MS Access-VBA mejora la funcionalidad al automatizar varias de las tareas utilizando el poder de las funciones de automatización y conectividad de MS Office. Al final de este articulo he puesto un demo-video que muestra la potencialidad del “Sistema de administración de caminatas”, el cual describiré a continuación.

Menú de entrada y filtro dinámico

• El menú de entrada muestra por default los subsistemas “pendientes” a recorrerse y que se les debe programar su caminata.
• Los filtros dinámicos rápidos facilitan la visibilidad que da respuestas a las típicas consultas :
• ¿Cuáles son las caminatas programadas para mañana?
• ¿Cuántos subsistemas se han derribado en la “Unidad Thickener South”?
• ¿Y cuántos más aún se deben caminar?

La revisión de los documentos de las caminatas de subsistema

Una situacion a evitarse es una caminata con documentación incomplete, desactualizada o peor aun que no se haya validado previo al recorrido.

La revision previa al recorrido muchas veces se complica más cuando la documentación está como archivo adjunto en un correo electrónico por ahi perdido, o ubicado en un super-anidado folder que no hacen practico un acceso rapido. Una aplicación MS Access puede tener una funcionalidad más práctica con un accesso más directo, intuitivo y enfocado.

Un fácil acceso a la documentación facilita la revision anticipada de por ejemplo:

• los planos de alcance del “Subsistema de agua contra incendios” a recorrerse
• del “Permiso de trabajo” de PTW con anticipación.
• el estado de los ITRS de construcción (o QVD).

Selección de invitados, mensaje de invitación y calendarización de caminata

Continuando con el proceso anterior, una vez revisados ​​la documentación y generado el índice (si así se desea), se pasa directamente a la calendarización de la caminata. Esto se hace dentro de la misma aplicación sin tener que estar abriendo otras aplicaciónes para no perder el enfoque.

 En este paso, las siguientes acciones son:

• Selección de invitados (normalmente por “grupo de disciplina”.)
• Redacción del mensaje de invitación con la descripción del subsistema a recorrerse.
• Seleccion de fecha y hora, luego confirmar.

La aplicación MS Access ha automatizado todas las tareas anteriores tal como se muestra a continuación:

El módulo de administrador de caminatas

Esta aplicación para caminatas es muy para util para los coordinadores de caminatas o  de Punchlists, ya sea como parte de una aplicación de administración de construcción (CMT), terminació o incluso para el Contratista. El módulo puede ser parte del “Sistema de Administración de entrega” ya sea por dossiers o subsistemas,  tal como la que comenté en un artículo anterior en LinkedIn: Sistema de administración de paquetes de Terminación.

Conclusiones

Las “Caminatas de Subsistema” también conocidas como “Caminata Final” se refieren al recorrido de inspección conjunto de un alcance definido para asegurar la “terminación de la construcción” según los requisitos del proyecto e identificar deficiencias.

En la mayoria de los proyectos EPC, la gestion y traceabilidad de las caminatas se hace con hojas excel, e invitaciones manuales outlook.

Si las caminatas de subsistema no se administran y controlan adecuadamente, terminan como un proceso descontrolado dentro del proyecto que puede desperdiciar horas/hombre en caminatas de trabajos “incompletos”.

 Una aplicación desarrollada en MS Access-VBA ofrece un enfoque más efectivo que el uso de hojas excel , aumenta la funcionalidad del proceso automatizando varias de las tareas usando la automatización y connectividad de MS Office.

A continuación un breve demo-video que muestra cómo revisar los documentos del recorrido, seleccionar los invitados, redactar la invitación, calendarizar y registrar en el tracker. Como ejemplo, he elegido un subsistema tradicional en muchos proyectos: “040-011: Distribución de agua contra incendios “.

Video Demo

 Verano de 2021, la pandemia sigue afectando a varios países, pero hay esperanzas. La curva de casos diarios se está reduciendo aquí en América del Norte, pero otros países todavía están enfrentando un segundo o tercer pico, mis oraciones y mejores deseos.  Netflix: “El método Kominsky“, una liviana y relajante drama-comedia que comencé a ver la semana pasada, tenía tiempo que Michael Douglas no salía en un buen papel.

Gracias por sus comentarios y sugerencias sobre mi artículo anterior de LinkedIn, el “Registro Maestro de Tags” en los proyectos de EPCC.

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Gracias!

Eric Ocampo

Eric Ocampo es un Profesional en Manejo de Proyectos y Especialista certificado en Microsoft Access con una Licenciatura en Ciencias Electrónicas. Eric es un proactivo administrador y desarrollador de base de datos que ha trabajado en proyectos de construcción, Minería, Petróleo y Gas en Canadá, Estados Unidos, México, Sudamérica y Medio Oriente desde 2001. Ha trabajado en el área de Terminación Mecánica como SCDBA (Administrador del Sistema de Bases de Datos de Completamiento) de los sistemas QEDI, McPlus y WinPCs, y como desarrollador de bases de datos, ha desarrollado aplicaciones para proyectos en las áreas de Turnover, Terminación Mecánica, Punchlists, Gestión de Materiales, Preservación, Gestión de Paquetes de Entrega, Mapeo de Soldaduras, Lazo de instrumentos, etc.
En sus inicios trabajó como operador MWD (Measure While Drilling) con Anadrill Schlumberger.