SOY ERIC OCAMPO
ESPECIALIDADES
Completamiento de sistema y transferencia de custodia y entrega
El completamiento (terminación) se refiere al proceso de asegurar que todos los componentes de un proyecto se hayan diseñado, desarrollado, probado e integrado correctamente para cumplir con los requisitos y especificaciones del proyecto. En proyectos EPC (Ingenieria, Procura y Construcción) esto incluye todo el hardware, software y otros sistemas de apoyo necesarios para el funcionamiento de las instalaciones.
La entrega (turnover o handover) se refiere al proceso de transferencia de la custodia y/o propiedad de un sistema o subsistema (o un alcance definido) a lo largo de las diferentes fases definidas. Este proceso de transferencia normalmente sigue un enfoque estructurado y sistemático para garantizar que se completen todas las actividades necesarias y que el sistema o subsistema se pruebe exhaustivamente antes de entregarlo finalmente al propietario del proyecto.
Mientras que el completamiento se centra en la granularidad del alcance terminado, el turnover se centra en la transferencia de custodia de que se va terminando.
Posts relacionados que he publicado:
¿Entrampada la entrega de proyecto con infinidad de hojas Excel?
El “Registro Maestro de Sistemas”: una herramienta efectiva de datos para eficientar proyectos EPCC
Una administración más eficiente de las “Caminatas de subsistema” en proyectos EPC
Effective 1.1: Sistema de Administración de Dossiers de Sistemas de Completamiento.
Manejo de punchlists y deficiencias
Las deficiencias pueden incluir trabajos incompletos o defectuosos, riesgos de seguridad, equipos faltantes o dañados u otros problemas que, según la categoría, deben abordarse antes de la respectiva fase de entrega.
Aunque cada proyecto es diferente, al menos al principio, la gestión de los punchlists implica la creación de una lista de hallazgos durante los recorridos denominados “caminata”; estas caminatas pueden ser de preconstrucción, subsistema, final, PSSR, etc.La categorización de los punchlists va acorde con la naturaleza del proyecto, de la deficiencia en sí y de la fase en que debe ser solucionada.
Normalmente estas son las categorías:
- Deficiencias muy crítico que si afectan la seguridad, funcionalidad o la integridad.
- Deficiencias críticas que no afectan la seguridad, funcionalidad, ni la integridad.
- Deficiencias que no son críticas y que por lo general están fuera del alcance del contrato o proyecto.
Una administración efectiva de los punchlists
Con respecto a la “Administración de datos” de los punchlists, el proceso implica recopilar, organizar, documentar y rastrear las deficiencias para garantizar que se resuelvan de manera rápida y eficiente. Es típico que los proyectos utilicen herramientas de software como bases de datos y/o de completamiento para agilizar el proceso y mejorar la colaboración en equipo.
En mi función como “Administrador del Sistema de Base de Datos” (conocido como SCDB por sus siglas en inglés), para mí el manejo y administración de los punchlists no solo es un seguimiento unidimensional de datos, sino también el optimizar el ciclo: “Identificar-Registrar-Asignar-Corregir-Aprobar”.
Usar de manejo eficiente de la información de los punchlists en la base de datos estimula y mejora efectivamente los esfuerzos y las acciones del equipo de trabajo.
La mayoría de los proyectos se encuentran en situaciones que requieren cambios durante su ejecución y muy probable que estos cambios requieran de configuraciones que ayuden a visualizar, rastrear, tomar decisiones y/o acciones por el bien del proyecto.
Algunos de estos cambios que he encontrado en mi carrera son:
- La creación de subcategorías de punchlist A1, A2, etc., por cambios de alcance o alcances específicos y/o con el fin de manejarlos como excepciones.
- El desarrollo de tableros dinámicos (dashboards) que interactivamente agrupen los punchlists por prioridades, “milestone”, “fishbone” o por contratista para ser utilizados en reuniones diarias. Estos tableros dinámicos, facilitan la revisión, discusión, asignación de acciones y responsables, y distribución inmediata.
- La capacidad de visualizar, revisar y programar rápidamente los punchlists que están en “esperan de material”. Esta implementación en conjunto con el grupo administrador de materiales permitió un seguimiento más transparente del flujo de los equipos y materiales, con los punchlists, los sistemas de completamiento y su respectivo cronograma (schedule).
- Un método para asignar y medir las horas-hombre al proceso de solucionar los punchlists mediante el uso de (Jobcards)”tarjetas de trabajo”. Con este ligue permitió una mayor transparencia de las horas restantes del cronograma del proyecto (schedule).
Dependiendo del software que utilice el proyecto, los cambios requeridos necesitaran más o menos una manipulación de los datos exportados (datasets).
Con hojas de excel ciertamente se pueden resolver básicos requerimientos de rastreo, conteo, y filtros. Pero requerimientos más complejos, que usen múltiples fuentes o con alguna interactividad dinámica son sustancialmente mejor resueltos usando técnicas de bases de datos relacionales y programación de código, lo cual puede representar un reto para el administrador de la base de datos, pero es a la vez una oportunidad de mejora para el proyecto.
Como líder de la base de datos, siempre me gusta motivar a mi equipo a utilizar un enfoque de manejo de datos más eficaz y estructurado, más allá de las hojas de cálculo y del sistema de la base de datos de completamiento.
Posts relacionados que he publicado:
Deficiencias en Proyectos y Manejo de Punchlists.
2 maneras de como los Proyectos se pueden beneficiar con información de los Punchlists.
5 useful summary reports and 2 charts in EPC projects (completions & turnover) - EN version
Una administración más eficiente de las “Caminatas de subsistema” en proyectos EPC
Terminación mecánica (completamiento)
Durante este proceso de terminación, se realizan diversas actividades, incluidas las pruebas de equipos, sistemas de tuberías, sistemas eléctricos e instrumentación. El proceso de prueba implica la verificación de que los equipos y sistemas estén instalados correctamente, funcionen según lo previsto y cumplan con todos los criterios de rendimiento. Cualquier punchlist identificado durante esta fase y categorizado como “A” y “B” deberán de solucionarse si es que así lo define el procedimiento del proyecto.
Es común durante esta fase el uso de certificados interdisciplinarios de aceptación y/o transferencia de custodia como el Certificado de Aceptación de Disciplina (DAC) o los Certificados de Construcción Completada (CCC o SCN) antes del Certificado de Completamiento Mecánico (MCCC) ya sea por un sistema\subsistema parcial o completo.
Posts relacionados que he publicado:
5 useful summary reports and 2 charts in EPC projects (completions & turnover) - EN version
Una administración más eficiente de las “Caminatas de subsistema” en proyectos EPC
Entrampada la entrega de proyecto con infinidad de hojas Excel?
El “Registro Maestro de Sistemas”: una herramienta efectiva de datos para eficientar proyectos EPCC
Manejo de checksheets, ITR o QVDs.
“A” de Construcción & “B” Precomisionamiento
He aquí algunas de sus diferencias que no las desvían sustancialmente de su propósito principal.
La “checksheet” es un documento que describe la lista de elementos específicos que deben verificarse durante una inspección o prueba. La lista debe completarse marcando las casillas de verificación “SÍ”, “No”, “N/A” y “Punchlist” y algunas veces con espacio para las iniciales.
El informe de inspección y prueba (ITR por sus siglas en inglés) va un poco más allá de verificaciones Si/No, ya que también tiene campos para registrar valores y más espacios para proporcionar otros detalles como lecturas y diagramas; ejemplo: alineación del motor.
El documento de verificación de calidad (QVD por sus siglas en inglés) es un documento normalmente preparado por el departamento de control de calidad (QC). Este puede ser una lista de verificación o una hoja de registro para documentar los resultados de una prueba funcional y cuyas actividades están descritas en el Plan de Inspección y Pruebas (ITP).
Una clasificación comúnmente usada en proyectos:
- A ITRs.- Construcción e Instalación
- B ITRs.- Precomisionamiento
- C IRs.- Comisionamiento
Posts relacionados que he publicado:
5 useful summary reports and 2 charts in EPC projects (completions & turnover) - EN version
Master Tag – Dibujos – Sistematizado
Registro maestro de “Listados de Tags” en Proyectos EPCC
Tagging, sistematizado, demarcado y validación de tags
Tagging (etiquetas de equipo)
El tagging es el proceso de asignar códigos de identificación únicos (tags) a cada equipo, instrumento, cable y dispositivo de control del proyecto. Estos tags siguen una convención determinada por un procedimiento del proyecto o del corporativo. El grupo de ingeniería usa esta convención y trabaja generando los listados de instrumentos, equipos eléctricos, cables, equipos mecánicos, tuberías (LDT), etc. Según la disciplina, también se usarán herramientas de software como SPEL, SPI, etc. Estos listados estarán en un proceso periódico de revisión y actualizado.
Sistematización y demarcado
El sistematizado y demarcado implica definir e identificar el alcance del trabajo para un sistema o subsistema específico dentro de un proyecto. Por lo general, esto implica dividir el alcance general del proyecto en partes más pequeñas y manejables que se pueden definir, planificar y ejecutar más fácilmente.
Una práctica común para esta actividad es demarcar (o colorear) los diagramas o planos de forma manual o electrónica. Para los sistemas de proceso se usan los planos de instrumentación y tubería (PID) donde se aprecian los instrumentos, tuberías y equipos mecánicos. Para los sistemas eléctricos normalmente se usan los diagramas unilineales (SLD) donde se aprecian los interruptores, cubículos eléctricos, transformadores, etc.
Validación de tags
Durante la continua revisión y actualizado de estos listados de tags, es muy normal y probable que hayan algunos equipos, cables o tuberías nuevos, otros podrían haberse eliminado, renombrado o haber cambiado la especificación o descripción. Esta situación requiere de una constante y adecuada comparación y validación de datos para que el proyecto se vaya ejecutando con la información más actualizada.
Posts relacionados que he publicado:
Registro maestro de “Listados de Tags” en Proyectos EPCC
El “Registro Maestro de Sistemas”: una herramienta efectiva de datos para eficientar proyectos EPCC
Master Tag – Dibujos – Sistematizado
Effective 1.1: Sistema de Administración de Dossiers de Sistemas de Completamiento.
Administración de controles de proyecto (RFI, CAR, NCR)
RFI o SQ
Las consultas del sitio, también conocidas como consultas del sitio o solicitudes de información (SQ,RFI por sus siglas en inglés), son herramientas de comunicación formal que se utilizan en los proyectos de ingeniería, procura y construcción (EPC) para canalizar preguntas, aclarar dudas sobre las especificaciones del proyecto o resolver las discrepancias que surgen durante ejecución de un proyecto.
NCR
Los reportes de no conformidad (NCR por sus siglas en inglés), por otro lado, son reportes formales que documentan casos de incumplimiento o desviaciones de los requisitos, especificaciones o estándares de la industria del proyecto. Los NCR generalmente son emitidos por inspectores o personal de control de calidad y se utilizan para identificar y documentar problemas con el trabajo que se está realizando.
CAR
Una solicitud de acción correctiva (CAR por sus siglas en inglés) es un documento que se utiliza en la gestión de proyectos para solicitar que se tomen medidas correctivas cuando se identifica un problema.
En el contexto de los proyectos EPC, los CAR pueden utilizarse para abordar cuestiones relacionadas con las fases de diseño, adquisición o construcción del proyecto.
Aunque no siempre, los NCR y CAR están relacionados uno como identificador de la inconformidad y el otro como la acción correctiva.
Posts relacionados que he publicado:
5 useful summary reports and 2 charts in epc projects (completions & turnover) - EN version
Una administración más eficiente de las “Caminatas de subsistema” en proyectos EPC
Precomisionamiento
Durante este período, se realizan varias pruebas y actividades para garantizar que todos los componentes funcionen correctamente y cumplan con los requisitos operativos y de seguridad.
A menos que el proyecto tenga un equipo dedicado de precomisionamiento, estas actividades generalmente son completadas por el grupo de construcción antes de la terminación mecánica (MCC).
Posts relacionados que he publicado:
El “Registro Maestro de Sistemas”: una herramienta efectiva de datos para eficientar proyectos EPCC
Effective management of “instrument loop folders” using MS Access - EN version
Entrampada la entrega de proyecto con infinidad de hojas Excel?
“Cause and effect” testsheet management application - EN version
Manejo de carpetas de lazo de instrumentos
Antes de proceder con las pruebas es fundamental haber identificado y consolidado toda la información del lazo: ubicación, el alcance, las especificaciones y el estado de sus componentes.
Una práctica común en la administración de toda esta documentación es agrupando los lazos en “carpetas” o “paquetes”.
Posts relacionados que he publicado:
Effective management of “instrument loop folders” using MS Access - EN version
“Cause and effect” testsheet management application - EN version
“Más vale ser eficiente que estar ocupado.” Aplicación para manejo de Paquetes de Prueba de Tubería.
Registro maestro de “Listados de Tags” en Proyectos EPCC
Gestión de cambio (MOC), Instrucciones de sitio (SI), Nota de sitio de construcción (FCN)
Gestión del cambio (MOC)
La gestión de cambios (conocidos como MOC por sus siglas en inglés), es un proceso sistemático para administrar y controlar cambios en proyectos de ingeniería, procura y construcción (EPC). Los cambios pueden ocurrir en cualquier etapa de un proyecto y pueden impactar el alcance, el cronograma, costo, calidad o la seguridad. Esta administración es esencial para minimizar los riesgos, mantener los objetivos del proyecto y garantizar la terminación exitosa del proyecto.
Instrucciones del sitio (SI), Nota de sitio de construcción (FCN)
Las instrucciones de sitio, también conocidas como Instrucciones de campo o directivas de cambio de construcción (SI, FCN por sus siglas en inglés), son directivas formales emitidas por el proyecto a los contratistas o subcontratistas.
Estas instrucciones de sitio proveen información adicional o cambios en el alcance, diseño o método de construcción originales.
Posts relacionados que he publicado:
5 useful summary reports and 2 charts in EPC projects (completions & turnover) - EN version
Deficiencias en Proyectos y Manejo de Punchlists.
Manejo de paquetes de prueba de tubería
Estas pruebas pueden incluir pruebas hidrostáticas, pruebas neumáticas, pruebas de detección de fugas, pruebas de servicio y otras pruebas especializadas según los requisitos específicos del proyecto.
Es el contratista de construcción quien usualmente prepara los “TestPacks” previamente aprobados por el grupo de Ingeniería y/o QAQC del proyecto.
En estos testpacks se detallan las condiciones de la prueba, y los tramos de tubería e instrumentos a probar.
Posts relacionados que he publicado:
“Más vale ser eficiente que estar ocupado.” Aplicación para manejo de Paquetes de Prueba de Tubería.
Effective 1.1: Sistema de Administración de Dossiers de Sistemas de Completamiento.
Effective management of “Instrument Loop Folders” using MS Access - EN version
2 maneras de como los Proyectos se pueden beneficiar con información de los Punchlists.
Manejo de las caminatas de proyecto
Aunque cada proyecto es diferente, estos son algunos de los tipos de caminatas más comunes:
Caminatas de contratista (o construcción)
En este tipo de caminata, es a iniciativa del contratista de construcción invitar a un recorrido para verificar que el alcance esté sustancialmente completo. El contratista preparará un “paquete de documentos para la caminata” y deberá presentarlo a la compañía o grupo encargado del proyecto al momento de realizar su invitación. La aceptación de la invitación dependerá según los criterios de completamiento (es decir, porcentaje de ITR de construcción o horas-hombre) o según se acuerde.
Los punchlists categoría “A” deberán corregirse antes del certificado de completamiento construcción del subsistema (CCC o SCN) o antes de que el contratista presente su factura, lo que ocurra primero.
Recorridos de terminaciones finales
Las caminatas finales son recorridos completos y multidisciplinarios realizados entre los equipos de Construcción/Precomisionamiento y Comisionamiento y que a veces pueden incluir personal de inspección de terceros.
El propósito de esta caminata final es identificar cualquier deficiencia, discrepancia o riesgo restante que deba abordarse antes de que el proyecto pueda entregarse formalmente a comisionamiento.
Este recorrido sirve como una evaluación final de un sistema o subsistema basado en el estado más actualizado de los punchlists incluidos aquellos todos los hallados durante las últimas caminatas construcción.
Cualquier punchlists tipo “A” y “B” en esta etapa deberán solucionarse antes de que se firme el certificado de transferencia de custodia (TCCC), a menos que se acuerden excepciones y/o recategorizaciones.
Recorridos de PSSR
Las caminatas PSSR se llevan a cabo para garantizar que los equipos y los sistemas estén listos para iniciarse de manera segura y que todas las medidas de seguridad necesarias estén implementadas antes de la puesta en marcha. Este recorrido generalmente se lleva a cabo después de la finalización de las actividades de construcción, instalación y precomisionamiento, pero antes de la puesta en marcha.
Durante el recorrido de PSSR, varias partes de los equipos de ingeniería, seguridad, proceso, precomisionamiento, operaciones y comisionamiento inspeccionarán los equipos, los sistemas y revisarán los procedimientos para asegurarse de que se hayan identificado y controlado adecuadamente todos los riesgos asociados con el proceso de arranque.
Posts relacionados que he publicado:
Una administración más eficiente de las “Caminatas de subsistema” en proyectos EPC
Effective 1.1: Sistema de Administración de Dossiers de Sistemas de Completamiento.
El “Registro Maestro de Sistemas”: una herramienta efectiva de datos para eficientar proyectos EPCC
Administración de preservación y mantenimiento en proyectos
La preservación normalmente se aplica aprovechando el tiempo inactivo de los equipos, cuando están en almacenamiento o paradas temporales. Con esto se asegura que el equipo esté en buenas condiciones para cuando llegue el momento de funcionamiento.
Los vendedores y fabricantes especifican las actividades de preservación a seguir para que se mantenga la validez de la garantía de los equipos.
Una vez que el equipo se pone en servicio, las actividades de preservación pasan a ser de mantenimiento.
Posts relacionados que he publicado:
“20,000 equipos con tag”: Sistema de Administración de Materiales en Proyectos. Aplicación de Base de datos usando MS Access.
Deficiencias en Proyectos y Manejo de Punchlists
Administración del manejo de equipos y materiales en proyectos
Este departamento de manejo de materiales generalmente interactúa con varias partes involucradas en este proceso de suministro de materiales: construcción, fabricantes, almacén, logística, contratistas, etc.
Aparte de factores como la disponibilidad de materiales, los plazos de entrega, la capacidad de los proveedores y la logística de transporte, una buena estrategia debe considerar un sistema de comunicación eficaz y práctico para ordenar, rastrear, cuantificar y dar seguimiento fácilmente a los materiales. La administración eficiente de este proceso garantiza que los materiales se muevan de manera segura y eficiente; cualquier retraso o contratiempo muy probablemente afectará el presupuesto, el cronograma o la seguridad en el peor de los casos.
Posts relacionados que he publicado:
“20,000 equipos con tag”: Sistema de Administración de Materiales en Proyectos. Aplicación de Base de datos usando MS Access.
Deficiencias en Proyectos y Manejo de Punchlists
“Más vale ser eficiente que estar ocupado.” Aplicación para manejo de Paquetes de Prueba de Tubería.
Administración de demarcados en rojo (Redlines)
El manejo de los demarcados en rojo deberá estar descrito en un procedimiento para asegurar que la captura de los cambios esté debidamente documentados, revisados y aprobados antes de incorporarlos al diseño final (as built).
Posts relacionados que he publicado:
Master Tag – Dibujos – Sistematizado
El “Registro Maestro de Sistemas”: una herramienta efectiva de datos para eficientar proyectos EPCC
Manejo de los dossiers de completamiento de sistema
Cada STP debe incluir una tabla de contenido la cual ha sido previamente descrita en el procedimiento respectivo del proyecto y el cual debe ser seguido por el contratista siempre y cuando aplique. Aunque normalmente estos STP incluyen los documentos de diseño, planos demarcados, resultados de las pruebas, ITRs, MOC, NCR, SI, informes de inspección externa y otra información relevante.
Los STP van conformando el soporte documental de cada sistema, subsistema o alcance que se va transfiriendo desde la fase de construcción hasta las fases de comisionamiento y puesta en marcha del proyecto.
Contractualmente muchos proyectos requieren que el contratista entregue también una versión electrónica de cada STP. Si esta versión electrónica ha sido propiamente marcada con “bookmarks” y metadata, se convierte en un recurso poderoso para el proyecto que le permitirá rastrear cualquier pieza de equipo o tubería y su historial durante la etapa de construcción.
Posts relacionados que he publicado:
Effective 1.1: Sistema de Administración de Dossiers de Sistemas de Completamiento.
“Más vale ser eficiente que estar ocupado.” Aplicación para manejo de Paquetes de Prueba de Tubería.
¿Entrampada la entrega de proyecto con infinidad de hojas Excel?
El “Registro Maestro de Sistemas”: una herramienta efectiva de datos para eficientar proyectos EPCC
Matriz de causa y efecto en instrumentación
El enfoque típico
El enfoque típico en la mayoría de los proyectos es la representación matricial en hojas de excel, donde la lista de iniciadores se ubica a la izquierda en unas columnas congelada y los actuadores son columnas a la derecha (con algunas filas congeladas en la parte superior para los tags, descripción e ITR B).
Las celdas de cruce de las filas (iniciador) vs columnas (actuador) se llenan con el efecto (Cl – Cerrar válvula, OP – Abrir válvula, SD – Dispositivo de apagado), etc.