Evite hojas Excel para monitear o administrar información

Caso : Aplicación para Manejo de Facturas para Contratistas.

Este post fue originalmente publicado LinkedIn en inglés, Mayo 2017.

La semana pasada, terminé de leer un par de artículos interesantes: “Excel como el software más peligroso del planeta” y “ Excel de Microsoft podría ser el software más peligroso del planeta (ambos en inglés); estos artículos, aunque quizás un poco alarmantes pueden tener algo de verdad sobre los riesgos en el excesivo uso de hojas de cálculo en grandes proyectos y corporaciones. El artículo hace referencia a la corporación JP Morgan.
Para reflexionar: si eso sucede en una corporación tan grande, ¿qué le esperaría a un usuario promedio en muchas de los proyectos o negocios te tamaño medio?

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Hoy en día hay una gran cantidad de información que la vida moderna nos ha orillado a administrar, esta cantidad de información fácilmente nos rebasa y nos abruma. Gastos mensuales, cuentas bancarias, contraseñas para cada servicio en línea, documentación personal, impuestos, planes de vacaciones, inversiones, cumpleaños familiares, programación de mantenimiento del hogar y la lista continúa y continúa, sin mencionar si aparte uno es tiene uno su propio negocio o es un consultor/contratista.

La verdad es que las hojas de cálculo se utilizan excesivamente en un intento instintivo para el manejo de datos, lo que por supuesto es mejor que llevarlo en papelitos o post-its. -.

Sin embargo, el problema es que las hojas de cálculo a menudo no son la herramienta de administración de datos más efectiva cuando la cantidad de información crece o cambia rápidamente. Todo empieza como una sencilla lista en Excel con colores y formatos pero que a la vez le dan al usuario una peligrosa sensación de que ya se tiene un “mecanismo de administración de datos” pero, con poco o nulo control en la integridad de los datos; a esto es importante mencionar que el copia” y “pegamanual merman aún más esa integridad de los datos.

” La verdad es que las hojas de cálculo se utilizan excesivamente en un intento instintivo para el manejo de datos…”

El presente post presenta un caso sobre una aplicación de base de datos para la gestión de facturas, claro entiendo que es un proceso bastante más sencillo en comparación con un análisis del mercado financiero que se menciona al inicio del presente post.

Estudio del caso: Gestión de facturas para contratistas.

La mayoría de los contratistas independientes conocen la importancia de una efectiva administración de facturas. En términos generales, una administración de facturas implica:

• Generación de facturas • Archivo • Correo electrónico al cliente • Registro

En realidad, el proceso debe ser sencillo, práctico y no distraer tiempo de la actividad principal de un contratista. A continuación, presento video-demo de 2 ½ minutos que muestra el procesamiento de los 4 pasos mencionados anteriormente. Como ejemplo, usé el nombre ficticio de “My Company XYZ” la cual le genera una factura al cliente ficticio de ACME por servicios de consultoría.

Una de las características que me gustan de MS Access es la integración con VBA y mediante código generar archivos .pdf.

Esta aplicación automáticamente renombra el archivo “descargado” con el “nombre del cliente”,” la fecha y la hora”, lo que es muy útil para la procesar la contabilidad con envíos progresivos (es decir, mensuales o trimestrales).

Función de descarga(“dumping”)

Otras funciones útiles en esta aplicación tienen que ver con gastos, informes y descargas. La función de “dumping” es la exportación de la lista de facturas que se compartirá con el contador. Como se puede ver, no estoy en contra de las hojas de cálculo porque son buenas para una rápida visualización y manipulación de datos. Ver abajo demo de 45 segundos:

Esta aplicación MS Access – VBA ejecuta todos los cálculos y el almacenamiento en segundo plano. No hay que estar con “copia y pega” manual, ni estar tecleando el nombre de archivo manual que no solo es bastante tedioso y engorroso sino más propenso a errores y a ser repetitivo.

Esta aplicación se ejecuta localmente y podría ejecutarse desde un USB. Una versión que use Office 365 con una conexión / almacenamiento de Sharepoint dará acceso remoto si es necesario. Solo es cuestión de analizar sobre la importancia de la accesibilidad remota o simplemente realizar copias de seguridad periódicas del USB.

Conclusiones
Si se trata de unas pocas facturas, de hecho, Excel o Word serían suficientes, pero la mayoría de nuestros datos tienden a crecer con más facturas, más servicios, más clientes, etc.


“Las acciones de “copiar y pegar” y el tecleado manual de nombres de archivos son causas típicas de error y mucha repetición que generalmente derivan en inconsistencias.”


Esta aplicación MS Access-VBA que acabo de presentar mantiene toda la información de la factura bien organizada y de rápida accesibilidad. Ahorra tiempo al automatizar el procesamiento, el envío por correo electrónico y la reducción de tareas propensas a errores, retrabajo y administración de archivos (búsqueda, nombre de archivo, almacenamiento, descarga, etc.).

Vale la pena mantener las facturas organizadas no solo tu tiempo te lo agradecerá, sino también tu contadora te lo agradecerá, esto último suena un poco como una frase en esa película clásica “Yankee Doodle”… “My mother thanks you. My father thanks you. My sister thanks you. And I thank you.”

Agradezco sus comentarios y gracias por sus comentarios a mis publicaciones anteriores.

El presente post también se puede encontrar en inglés en mi website dando click aqui.
Aprecio y valoro sus comentarios en LinkedIn a mis anteriores post: “Deficiencias en Proyectos y Manejo de Punchlists.”
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¡Gracias!

EO

ericocampo@ericocampo.com

www.ericocampo.com

Eric Ocampo es un Profesional en Manejo de Proyectos y Especialista certificado en Microsoft Access con una Licenciatura en Ciencias Electrónicas. Eric es un proactivo administrador y desarrollador de base de datos que ha trabajado en proyectos de construcción, Minería, Petróleo y Gas en Canadá, Estados Unidos, México y Sudamérica, y Medio Oriente desde 2001. Ha trabajado en el área de Terminación Mecánica como SCDBA (Administrador del Sistema de Bases de Datos de Completamiento) de los sistemas QEDI y WinPCs, y como desarrollador de bases de datos, ha desarrollado aplicaciones para proyectos en las áreas de Turnover, Terminación Mecánica, Punchlists, Gestión de Materiales, Preservación, Gestión de Paquetes de Entrega, Mapeo de Soldaduras, Lazo de instrumentos, etc.
En sus inicios trabajó como operador MWD (Measure While Drilling) con Anadrill Schlumberger.

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