Este post fue originalmente publicado en LinkedIn en inglés, Octubre 2016.
Según Edward W. Merrow, fundador de Independent Project Analysis, Inc. (IPA), el 65% de los megaproyectos fracasa con el presupuesto o con el tiempo. Aunque puede parecer una tontería, ¿con qué frecuencia los proyectos hicieron una sesión analítica y cuantitativa de “lecciones aprendidas” antes del arrancar? ¿Se utilizó alguna información proveniente de los Punchlist o lista de deficiencias?
Los Punchlist sirven para mantener un registro de las deficiencias en un proyecto para corregirlas y completar el sistema antes de la entrega. No es solo una “lista de cosas por hacer“, sino mucho más, cuya valiosa información todo proyecto debería aprovechar si utiliza los datos de manera eficiente. Este post presenta la importancia de incluir la información del “contratista” en cada deficiencia capturada y, al hacerlo, se puede convertir en una tabla de monitoreo más dinámico o en un reporte personalizado y consolidado para “lecciones aprendidas” que visualice varios aspectos del proyecto.
Es importante aclarar que por “Punchlists” o “Lista de Deficiencias” me refiero a “Punchlists de Caminata”, que son aquellas deficiencias encontradas durante una caminata conjunta de un sistema o alcance sustancialmente completo (80-90% de un sistema, subsistema o disciplina, aunque este criterio podría variar en cada proyecto), para diferenciar con deficiencias durante la construcción que se suelen denominar “lista de pendientes” (“wish list”).
En primer lugar, veamos un formato típico de “Punchlist” en figura 1 (cada proyecto tiene uno diferente con más o menos información):
En la mayoría de los proyectos los campos obligatorios son:
Sistema, Subsistema, Descripción, Numero único ID, categoría, Fecha detectado, Detectado por, Disciplina y Categoría. ¿Y qué hay del contratista?
En algunos proyectos, puede que la información del “contratista” sea desconocida porque se haya decidido asignar a otro contratista para exclusivamente cerrar punchlists al final, justo antes del completamiento y entrega. En ese caso, siempre sugiero usar “TBA” (“To Be Advised” o “Pendiente”).
Debido a razones presupuestarias muchos proyectos pequeños usan hojas de cálculo y administran los punchlists en “listitas” aunque difícilmente puedan sacar más información compleja y analítica; de lo contrario y si así se requiriera, una aplicación de base de datos correctamente configurada es el camino a seguir para la administración de los punchlists.
Volviendo a la información del formato de “punchlists”, cuando se tiene información del “contratista”, es fácil entonces producir informes como el que se muestra a continuación (Figura 2):
1.- Una tabla dinámica de monitoreo
Con MS Access desarrollé una tabla dinámica para visualizar el progreso de la “aceptación” por parte del Contratista, y los grupos CMT (Grupo de Construcción) y Puesta en Marcha / Operaciones separadas en columnas por el contratista también (figura 3).
2.- Un informe consolidado de las “lecciones aprendidas”
Figura 4: mediante un análisis y técnicas de agrupamiento y consolidación en MS Access, la base de datos de los punchlists puede agruparlos por “tipos” como: “relacionado con zanjas” (trench related), “etiquetas faltantes”(missing tags), “conexión a tierra eléctrica” (electrical grounding), “problemas de rejuntado”(grouting issues), ” retraso entrega de material “(material delay), etc. etc.
Definitivamente, las grandes corporaciones y las empresas constructoras involucradas en múltiples y continuos proyectos se beneficiarán de los informes analíticos de las lecciones aprendidas de los punchlists en cada proyecto.
Por ejemplo:
¿Cuál fue la causa común en los punchlists del contratista “Z” o “X”?
¿Cuál fue la deficiencia más común con los “switchgear “?
¿Qué contratista se vio más afectado con “retrasos de entrega de material”?
¿No sería útil esta información para cuando se renegocien los términos del próximo proceso de licitación?
¿Qué acciones se podrían hacer en el próximo proyecto para prevenir o reducir el impacto de esas deficiencias?
Conclusiones
Cuanta más información se anoten en los punchlists mejor servirán para generar informes analíticos y consolidados que serán un activo valioso para el próximo proyecto. Paradójicamente en muchos proyectos solo se usan los punchlists como lista-negra y una vez que se han cerrado las deficiencias ya no se examinan.
Los Punchlists son listas de deficiencias, pero ¿qué hace el proyecto con estas listas después? ¿Qué aprendió el proyecto de ellos? ¿Está el corporativo usando información analítica de ellos? ¿Y si se incluye “Reportes de no conformidad” (NCR) y Solicitudes de acción correctiva (CAR)?
¿Y qué hay del proceso de cierre de los Punchlists? ¿Punchcards o Punchlists? ¿Firma electronica? ¿Cuáles son sus pros y sus contras? Hablaré de ello en un post futuro.
El presente post también se puede encontrar en inglés en mi website dando click aqui.
Aprecio y valoro sus comentarios en LinkedIn a mi anterior post “Bases de Datos en Proyectos de Construcción en Petróleo y Gas.”
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¡Gracias!
EO
ericocampo@ericocampo.com
Eric Ocampo es un Profesional en Manejo de Proyectos y Especialista certificado en Microsoft Access con una Licenciatura en Ciencias Electrónicas. Eric es un proactivo administrador y desarrollador de base de datos que ha trabajado en proyectos de construcción, Minería, Petróleo y Gas en Canadá, Estados Unidos, México, Sudamérica y Medio Oriente desde 2001. Ha trabajado en el área de Terminación Mecánica como SCDBA (Administrador del Sistema de Bases de Datos de Completamiento) de los sistemas QEDI y WinPCs, y como desarrollador de bases de datos, ha desarrollado aplicaciones para proyectos en las áreas de Turnover, Terminación Mecánica, Punchlists, Gestión de Materiales, Preservación, Gestión de Paquetes de Entrega, Mapeo de Soldaduras, Lazo de instrumentos, etc.
En sus inicios trabajó como operador MWD (Measure While Drilling) con Anadrill Schlumberger.
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