Este post fue publicado originalmente en inglés en LinkedIn, Noviembre de 2016.
Van Gogh dijo una vez: ” Las grandes cosas son hechas por una serie de pequeñas cosas reunidas“. Creo que esto también se aplica a los proyectos industriales (construcción, petróleo / gas, energía, etc.) donde los Dossiers de Paquetes de Entrega de Sistema son estas pequeñas “cosas” que deben ser bien administradas para lograr la finalización exitosa en cualquier proyecto.
Pero ¿cómo administrar eficientemente estos Dossiers? La forma rápida y tentativa es mediante el uso de una hoja de cálculo, pero en muchos proyectos los requerimientos superan fácilmente dicha solución. Cuanto más complejo, más eficiencia se requiere para mantenerse a la par de las necesidades del proyecto.
A continuación, se puede ver un video demo (86 segs aproximadamente) de cómo opera la aplicación.
Sistema de Administración de Dossiers de Entrega
Veamos cuáles son algunas de las tareas comunes y las responsabilidades esenciales del equipo de Completamiento y Entrega:
- Distribuir el Dossier a revisar
- Revisar el Dossier desde una perspectiva de entrega (ITR, Punchlists, CARs, RFIs*, etc.)
- Aseguramiento de que los revisores correspondientes examinen y aprueben cada Dossier de Entrega
- Comunicar y distribuir cada Dossier de Entrega.
- Funcionar como una interfaz transparente entre las grupos y contratistas que revisan, corrigen y aprueban cada Dossier de entrega durante el proceso.
- Aseguramiento de que el certificado de finalización final sea aprobado por los respectivos gerentes. El balance de estos certificados, puede ser una información valiosa para el administrador de contrato del proyecto a la hora de pago a los contratistas según el alcance completado.
- Seguimiento, análisis y reporte periódico del estado de completamiento de los Dossiers (diario, semanal, mensual).
Effective 1.1
El haber trabajado con bases de datos en el área de Completamiento durante muchos años en diferentes proyectos, me ha permitido desarrollar una aplicación de base datos para Completamiento y Entrega llamada “Effective 1.1”.
En este artículo, describiré lo práctico y sencillo que es procesar un nuevo Dossier de Entrega y distribuirlo para su revisión utilizando Effective 1.1.
1.- Seleccionar el Dossier de Entrega a procesar.
La Figura 1 muestra la aplicación “Effective 1.1”. Para fines de demostración, estoy usando nombres ficticios de compañía, proyecto, subsistemas, dossiers de entrega, descripciones y revisores. Estaré procesando un nuevo Dossier de Entrega de Sistema (100-XYZ-PI-0152 “Instalación de la bomba de agua de baja presión “) del contratista de “OPTICON”.
2.- Selección y asignación de los revisores.
La Figura 2 muestra lo sencillo que es seleccionar a los revisores respectivos por departamento y disciplina. Para este ejemplo específico, he seleccionado revisores mecánicos y de tuberías en cada uno de los tres grupos CMSS (Puesta en Servicio o Comisionamiento), ENG (Ingeniería), QAQC (Control de Calidad).
Cuando se presiona el botón “Issue TOPACK for Review” (“Enviar TOPACK para revisión”), se disparan tres eventos clave:
1.- Marca la fecha / hora actual en el campo “Issued Date” (“Fecha de emisión”).
2.- Marca el nombre de usuario en el campo “IssuedBy” (“Emitido por”).
3.- Genera el correo electrónico a todos los revisores correspondientes previamente seleccionados.
3.- Distribuye el correo electrónico a todos los revisores.
La Figura 3 muestra el correo electrónico distribuido a los destinatarios elegidos en la figura 2; en caso de que se haya acordado previamente, se podría incluir automáticamente copia (CC) a los gerentes de los respectivos grupos, disciplinas y/o departamentos.
4.- Confirma al Dossier de Entrega como de registrado y distribuido para su seguimiento.
La figura 4 a continuación muestra “Effective 1.1″, que es una vista matricial interactiva y detallada del módulo de revisión de Dossiers de Entrega” (“Turnover Package Review Module”) que muestra el estado, detalles de cada Dossier y botones de acción.
5.- Confirmación de que el revisor tiene la capacidad de revisar e ingresar comentarios
Es importante notar que los cuadros amarillos indican que el usuario actual tiene acceso al “Módulo de Revisión” para ingresar comentarios, aprobar / rechazar, adjuntar, etc. (ver figura 5). De lo contrario, el acceso será de solo lectura. Esta característica mejora la colaboración y la seguridad al mismo tiempo. En otras palabras, un Ingeniero de tubería que es uno de los revisores puede ver las razones de por qué su contraparte de la disciplina Mecánica de Control de Calidad (QAQC) aprobó o rechazó el Dossier, pero no puede realizar ninguna edición en ese campo de datos, sino solamente en el de su departamento / disciplina respectiva.
Por el momento y para propósito de este post, partiremos de que el Dossier de Entrega “100-XYZ-PI-0152” se ha cargado con la información correcta (subsistema, contratista, prioridad, fecha de emisión, emitida por, etc.) y que el icono amarillo NRY “no revisado todavía” está identificando al revisor-disciplina en su columna correspondiente. Una vez que el revisor lo haya aprobado, el icono cambiará automáticamente a una marca de verificado color verde o una “x” roja si se rechaza.(Figura 4)
En un artículo futuro, explicaré con más detalle los módulos de “Informes y Sumarios Cuantitavos” y “Revisión de Dossier” (figuras 4 y 5).
Visibilidad solo para los revisores correspondientes a su disciplina / departamento.
Cada uno de los asignados a revisar/aprobar solo verá la información relevante a su disciplina y departamento según la selección realizada en la figura 2.
En el ejemplo anterior, los que encargados de revisar de disciplina E & I están excluidos y no verán el paquete de facturación “100-XYZ-PI-0152”, pero sí los de tuberías y mecánicos (Figura 6). Nota adicional, el grupo de Completamiento y Entrega si tiene capacidad de ver el global de todas las disciplinas.
Conclusiones
Aunque en este artículo solo presenté un ejemplo de una tarea simple, se pueden apreciar algunos de los beneficios de utilizar el sistema de Administración de Dossiers: Effective 1.1.
Ahorro de tiempo
- Revisión simultánea en lugar de secuencial.
- Reduce la dispersión del enfoque al no tener que estar “abriendo y saltando” entre aplicaciones (por ejemplo: no es necesario abrir el explorador buscando el documento en Word y luego el Outlook para enviar una notificación para luego abrir Excel para actualizar el estado de la revisión del Dossier).
Seguridad
- Solo permite acceso a las personas autorizadas y solo al campo de disciplina respectivo según la “matriz de asignación de disciplina y grupo.”
- Al iniciar la aplicación solo se muestran por default los Dossiers pendientes del usuario de acuerdo con “la matriz de asignación de disciplina y grupo” en lugar de un exceso de repetitivos correos electrónicos recordatorios.
Personalizable
- Capacidad de alinear los permisos con “la matriz de asignación de disciplina y grupo” para habilitar / deshabilitar a los revisores autorizados y su respectivo nivel.
- Administración de la delegación y acceso al sistema del revisor principal y su respectivo relevo cuando no está en turno.
Monitoreo trazable y transparente
- Permite un monitoreo transparente del estado de la revisión de cada uno de los revisores.
- Los comentarios de cada delegado de revisión/aprobación son visibles para todo el proyecto sin pérdida de tiempo.
El presente post también se puede encontrar en inglés en mi website dando click aqui.
Aprecio y valoro sus comentarios en LinkedIn a mi anterior post: “2 maneras de como los Proyectos se pueden beneficiar con información de los Punchlists”.
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¡Gracias!
EO
ericocampo@ericocampo.com
Eric Ocampo es un Profesional en Manejo de Proyectos y Especialista certificado en Microsoft Access con una Licenciatura en Ciencias Electrónicas. Eric es un proactivo administrador y desarrollador de base de datos que ha trabajado en proyectos de construcción, Minería, Petróleo y Gas en Canadá, Estados Unidos, México, Sudamérica y Medio Oriente desde 2001. Ha trabajado en el área de Terminación Mecánica como SCDBA (Administrador del Sistema de Bases de Datos de Completamiento) de los sistemas QEDI y WinPCs, y como desarrollador de bases de datos, ha desarrollado aplicaciones para proyectos en las áreas de Turnover, Terminación Mecánica, Punchlists, Gestión de Materiales, Preservación, Gestión de Paquetes de Entrega, Mapeo de Soldaduras, Lazo de instrumentos, etc.
En sus inicios trabajó como operador MWD (Measure While Drilling) con Anadrill Schlumberger.
Notas:
*1 Dossiers de Sistemas Completamiento, también se le conoce como Paquetes o Carpetas de Entrega, en Ingles “Turnover” o “Handover” Packages.
*2 Entrega : Se refiere al traspaso de custodia, en Ingles “Handover” o “Turnover”
*3 CARs: Registro de Acciones Correctivas.
*4 RFI: Solicitud de Consulta Tecnica.
*5 Revisores se refieren a inspectores, Ingenieros o personal que defina el proyecto en cada disciplina o grupo para revisar y aprobar el Turnover Dossier.
